Denne guiden er laget for å gi en bedre forståelse av hvordan Single Window fungerer, og hvordan bedrifter skal bruke Single Window for å håndtere og opprettholde Kina-godkjenningen sin.
Single Window-systemet er laget slik at alt som omhandler registreringen for den enkelte virksomhet skal foregå på samme nettside. Bedriftene har én brukerprofil bak innlogging per virksomhet. Det er viktig at bedriften har oversikt over egen innloggingsinformasjon, brukernavn og passord, da det vil kreve at man logger inn ved flere anledninger.
NB! endringer i Single Window kan forekomme
Nettside til single window: https://cifer.singlewindow.cn/
Sjømatrådet har laget en samlet brukerveiledning for hvordan Single Window fungerer. Brukerveiledningen ligger vedlagt i sidebar. De viktigste punktene i brukerveiledningen er oppsummert under:
1. Registrering av virksomhet
For å bli godkjent for eksport i Kina må virksomheten få en brukerprofil i Single Window. Deretter må bedriften sende en søknad om nyregistrering gjennom tilhørende søkeportal. Hvordan sende søknad om nyregistrering er forklart i en egen brukerveiledning her.
2. Viktig informasjon om kontrollskjemaet.
Alle virksomheter må gå gjennom og signere på et kontrollskjema som en del av nyregistreringen, som består av kinesiske krav til produksjon. Dette kontrollskjemaet brukes ved inspeksjoner, så det er viktig at bedriftene setter seg inn i disse kravene. Les mer på Mattilsynet sine nettsider om eksport til Kina.
3. Endringssøknad - oppdatere informasjon på brukerprofilen
Dersom allerede godkjente bedrifter har endringer i innlagt informasjon i Single Window skal endringssøknad sendes.
Eksempel på endringer kan være adresseendring, endring av kontaktperson eller ombygging av lokale. Ved en endringssøknad skal det legges ved et dokument i form av en sammenlikningstabell som beskriver og tydeliggjør hvilke endringer som det søkes om. Videre skal det vedlegges relevant dokumentasjon på endringen. Eksempelvis et signert og stemplet dokument fra ansvarlig registrert som "legal representative" i Single Window. Eksisterende dokumentasjon relatert til endringen, som eksempelvis flytskjema, skal samtidig oppdateres.
Endringsøknad skal ikke sendes dersom produsentens fysiske adresse endres (flytting av produksjonslokale), registreringsnummer fra Mattilsynet endres eller legal representative endres. I disse tilfellene skal det søkes om ny godkjenning.
Prosessen med endringssøknad er beskrevet i brukerveiledningen i sidebar.
4. Søknad om regodkjenning
Fra virksomhetens godkjenningsdato (nyregistreringen) i Single Window, er godkjenningen gyldig i 5 år. For å opprettholde godkjenningen må bedriftene sende søknad om regodkjenning 3-6 måneder før utløpsdato. Hvis ikke, blir godkjenningen i Kina automatisk ugyldig etter utløpsdato. Utløpsdato kan ses i virksomhetsprofilene i Single Window, eller på den offentlige kinesiske listen: https://ciferquery.singlewindow.cn/
Hvordan man sender regodkjenningssøknad er beskrevet i brukerveiledningen.
5. Hvordan sjekke status på søknadene
Når søknadene sendes til GACC for godkjenning, kan man ikke trekke søknadene tilbake eller gjøre endringer før GACC har godkjent, avslått, eller sendt søknaden tilbake for korrigering. I de fleste tilfeller finner GACC noe som er feil med søknadene, og sender de tilbake til bedriftene med tilbakemelding om hva som må endres. Hvordan sjekke status på søknaden og gjøre endringer er forklart i brukerveiledningen.
6. Hjelpemiddel for riktig klassifisering av produkter for registreringen
Oppdatering 04.09.2024: Produktregistreringsmodulen er tatt ut av CIFER. Dette medfører at en ikke lengre må registrere produktene sine på varenummernivå.
Om godkjenningsdato for registreringer eller endringssøknader.
Ved godkjenning av søknader krever GACC normalt at produkter som skal eksporteres til Kina er produsert etter godkjenningsdato til søknadene. Vær derfor obs på at for eksempel fryste produkter produsert før godkjenningsdato ikke kan eksporteres.
For spørsmål om Single Window eller brukerveiledningen, ta kontakt med insight@seafood.no
