Passer puslespillbrikkene sammen?

Konferansens tittel skifter fra år til år. Årets tittel er intet mindre enn «Seafood makes the world go round». I år skal vi vise hvordan globale mattrender påvirker hverdagen for våre viktigste interessenter: produsenter, importører og eksportører av norsk sjømat. Dette er åttende året konferansen arrangeres og vi opplever økt pågang hvert år, noe som sier meg at vi gjør noe riktig. Det er spennende å jobbe med konferanser, og det er faktisk enkelte spilleregler som går igjen uansett størrelse, sted og format.

I en initierende fase gjelder det å ha et overordnet perspektiv. Etter hvert kommer det tett oppfølging og detaljstyring. Dette er  en variasjon jeg trives veldig godt med i arbeidshverdagen. Målet? Alt skal gå på skinner selve konferansedagen.

Når vi starter planleggingen er vi langt fra detaljnivå, selv om detaljene er svært viktig på arrangementer som dette. I Sjømatrådet er vi glade i teamarbeid. At alle trekker i samme retning mot et felles mål er viktig. Vi starter derfor med å etablere en prosjektgruppe, som skal jobbe frem aktuelle foredragsholdere. Det er også opp til denne gruppen å definere et dagsaktuelt tema. Gjennom årenes løp har utallige tema og foredragsholdere vært testet ut, og jeg tror nå konferansen har funnet en form vi kan utvikle videre.

Det faglige stoffet er selvsagt navet i våre konferanser. Men for et helhetlig arrangement er etter min mening kulturelle innslag også viktig. En ekstra dimensjon tilføres ved å supplere det faglige med kulturelle innslag, for vår del  gjerne i form av musikk. I mine øyne skaper dette et positivt og inspirerende avbrekk og setter prikken over i’en for et godt arrangement. Det er viktig for oss at innslagene passer til konteksten.  Det skal skape en  helhet til konferansen og det budskapet vi ønsker å formidle,  det som er unikt for Norge. Når vi har foredragsholderne og kulturinnslaget på plass har vi kontroll. Eller?

Vet foredragsholderne hva de skal snakke om? Brief dem! Er det en ledning konferansieren kan snuble i? Bort med den! Virker prosjektøren? Test den! Er kokken inneforstått med bruk av kun norske råvarer? Sjekk det!

Mange detaljer på plass før en konferanse og det er mye som potensielt kan gå galt. Tro meg, det har skjedd noen merkelige ting gjennom årenes løp. Eksempelvis måtte vi et år lete hotellet rundt etter markedsmateriell vi hadde bestilt og sendt fra Norge. Dette hadde noen funnet for godt å plassere på et skjult lager. Hva hvis dette hadde vært den spesialbestilte sjømaten, tenkte jeg.

Er reiserutene sjekket? Har alle kommet seg frem? Har foredragsholderne transport fra flyplass, og har de fått hotellrom? Er det noen som har laget tilfredshetsundersøkelse for distribusjon etter konferansen?

Som du skjønner er det mye å tenke på.  Listen legges høyere for hvert år som går og vi lærer stadig nye ting som vi kan ta med oss mot neste konferanse.  Det desidert viktigste for oss å kommunisere gjennom en konferanse, er Norge og det norske opphavet. Dette er en konsistent og integrert del av hele arrangementet fra start til slutt og den røde tråden som får puslespillbrikkene til å passe i hverandre. Skal puslespillet stemme, må man ta et overordnet blikk på alle bitene, men aldri glemme å legge merke til detaljene som får puslespillet til å gå opp.

Jeg er stolt over å ha vært med på å etablere en god konferanse, med relevant innhold for målgruppen. Konferansen har etter hvert blitt svært ettertraktet og jeg er overbevist om at puslespillmetaforen og perspektivet vi ser konferansen i, har bidratt til den gode utviklingen.

Så nå gjenstår det bare å se om du blir fornøyd.  Velkommen til årets Master Conference!

Lenke for påmelding finner du her.

SKREVET AV: Mette Dalsbø Ottem